„Zur Freigabe übergeben“ – was die Führungskraft damit macht

Schritt für Schritt

Mitarbeiter – Wareneingang übergeben

1. Beende das Scannen. Die Schaltfläche Zur Freigabe übergeben befindet sich unten auf dem Bildschirm. Sie erscheint erst, wenn mindestens eine Position zum Dokument gehört und kein Lagerplatzscan aussteht.
2. Tippe auf Zur Freigabe übergeben. Es gibt weder ein Bestätigungsfenster noch eine Meldung – der Bildschirm kehrt einfach zur Startliste zurück.
3. Prüfe, ob der Wareneingang unter In Bearbeitung erscheint. Damit ist dein Teil erledigt: Du rechnest Differenzen nicht ab.

Führungskraft – Wareneingang freigeben

1. Öffne das Panel Wareneingänge. Es startet mit dem Statusfilter Freigabe ausstehend; die gleichnamige Kachel zeigt die Anzahl der wartenden Vorgänge.
2. Öffne das Dokument über die Nummer in der Spalte Nummer oder die Schaltfläche Details.
3. Prüfe die Tabelle Positionen – Spalten Erwartet und Angenommen sowie den Chip Übereinstimmend, Fehlmenge oder Übermenge in jeder Zeile.
4. Klicke rechts im Panel auf Freigeben. Die Schaltfläche ist deaktiviert, wenn das Dokument keine Positionen enthält, noch nichts angenommen wurde oder dir die Berechtigung fehlt.
5. Lies im Fenster Wareneingang freigeben: „Wareneingang freigeben? Der Bestand wurde bereits gebucht – das Dokument wird geschlossen und erhält eine Nummer.“
6. Bei einer Differenz wählst du eine von zwei Optionen: Erwartete Menge an die angenommene Menge anpassen (schließen) oder Offen lassen (Rückstand / Reklamation). Bei einem übereinstimmenden Wareneingang wird diese Auswahl im Fenster nicht angezeigt.
7. Klicke auf Freigeben. Die Meldung lautet „Wareneingang freigegeben“, und auf dem Dokument erscheint ein grüner Streifen mit der PZ-Nummer.

Die Übergabe sendet nichts

Die Schaltfläche „Zur Freigabe übergeben“ leert den Terminalbildschirm und kehrt zur Liste zurück. Sie löst keine speichernde Anfrage aus und ändert den Status nicht. Das Dokument bleibt ein Entwurf und wartet ab dann im Panel der Führungskraft unter dem Statusfilter „Freigabe ausstehend“ (auch die Kachel mit der Anzahl der Dokumente heißt so).

Die Bezeichnung ist absichtlich nicht „Abschließen“: Wenn Mitarbeitern gesagt würde, der Wareneingang sei „abgeschlossen“, gäbe es keinen Grund zu vermuten, dass ihn noch jemand freigeben muss.

Die Aufgaben sind klar getrennt: Mitarbeiter zählen, Führungskräfte rechnen ab. Im Terminal gibt es keine Freigabe, Korrektur, Stornierung oder Löschung.

Fehlmenge und Übermenge

Jede Position hat einen von drei Statuswerten: Übereinstimmend, Fehlmenge oder Übermenge.

Eine Übermenge ist zulässig – sie wird lediglich gekennzeichnet. Ist ein Produkt im Avis überhaupt nicht enthalten, wird es als neue Position mit erwarteter Menge null hinzugefügt; das ist eine reine Übermenge.

Zwei Möglichkeiten, den Wareneingang abzuschließen

Wenn es eine Differenz gibt, wählt die Führungskraft beim Freigeben eine der beiden Optionen:

„Erwartete Menge an die angenommene Menge anpassen (schließen)“ – die erwartete Menge wird auf die gezählte Menge gesetzt; das Dokument wird als vollständig ausgeführt geschlossen. Dafür ist eine separate Berechtigung erforderlich, denn dadurch wird der Nachweis der Differenz beseitigt. Ohne sie erscheint:

Die Korrektur einer Fehlmenge erfordert eine Managerberechtigung. Du kannst den Wareneingang schließen und die Fehlmenge offen lassen.

„Offen lassen (Rückstand / Reklamation)“ – der Rest bleibt unerfüllt und das Dokument erhält den Status „teilweise ausgeführt“. Das ist der richtige Weg bei Reklamationen wegen fehlender Ware und Teillieferungen.

Die Nummer wird erst bei der Freigabe vergeben

Bis dahin ist der Wareneingang ein „Entwurf“ – sowohl im Terminal als auch im Panel. Die PZ-Nummer wird erst beim Freigeben vergeben. Die Bestätigung sagt es ausdrücklich:

Wareneingang freigeben? Der Bestand wurde bereits gebucht – das Dokument wird geschlossen und erhält eine Nummer.

Wo sich das PZ-Dokument befindet

Ein Wareneingang – ohne oder mit Avis – ist selbst ein PZ-Dokument im Modul Dokumente. Es wird keine separate Datei oder Excel-Tabelle erstellt. Eine Datei erstellst du im Modul „Dokumente“ über PDF exportieren beim einzelnen Dokument oder über Dokumentexport für mehrere auf einmal.

Bei einem freigegebenen Wareneingang findest du das Dokument im grünen Streifen und in der Karte Verknüpfte Dokumente. Ein Klick darauf öffnet es im Modul „Dokumente“.

Das Modul „Dokumente“ hat eine eigene Berechtigung zur Vorschau, unabhängig vom Zugriff auf Wareneingänge. Ohne diese Berechtigung ist PZ-Dokument ausgegraut und mit einem Schloss markiert. Der Hinweis lautet:

Keine Berechtigung zum Anzeigen von Dokumenten – bitte den Administrator, die Vorschau unter Rollen → Feldberechtigungen → Dokumente zu aktivieren.

Wenn das Dokument zu einem Lager gehört, dem du nicht zugewiesen bist, nennt der Hinweis genau das.

Was nicht freigegeben werden kann

• Ein Wareneingang ohne Positionen – es gibt nichts abzuschließen.
• Ein Wareneingang, bei dem nichts angenommen wurde – er muss storniert und darf nicht freigegeben werden.
• Ein Wareneingang mit einem PZ-Typ, der einen Genehmigungsablauf verlangt – der Dokumenttyp muss korrigiert werden.