Unternehmensdaten – Profil, Kennungen, Bank, Compliance und Logo

Öffne Einstellungen → Unternehmensdaten. Für den Bereich brauchst du die Berechtigung Einstellungen; zum Speichern ist eine gültige 2FA-Verifizierung erforderlich (2FA-Bestätigung bei Berechtigungsänderungen).

Die Verifizierung ist nicht bei jedem Klick nötig. Nach Eingabe des Codes kannst du 15 Minuten lang weitere Änderungen speichern. Das Fenster 2FA-Verifizierung erforderlich erscheint erst, wenn diese Zeit abgelaufen ist.

Schritt für Schritt

Der Bereich heißt Unternehmensdaten; sein erstes Register ist Grunddaten. Öffne zunächst den Bereich und wähle dann das Register aus. Die Register Kennungen und Bank funktionieren gleich: Klicke zuerst auf Bearbeiten, nimm die Änderungen vor und klicke zum Schluss auf Speichern. Das Logo ist eine Ausnahme.

NIP und weitere Registrierungsnummern

1. Öffne Konfiguration → Einstellungen und wähle in der Abschnittsliste Unternehmensdaten. Findest du den Bereich nicht sofort, verwende das Feld Einstellungen suchen....
2. Öffne das Register Kennungen und klicke auf Bearbeiten. Bis dahin sind die Felder schreibgeschützt.
3. Fülle NIP und, wenn das Unternehmen in der EU verkauft, USt-EU aus.
4. Klicke unter Weitere Kennungen auf Kennung hinzufügen, wähle einen Typ (REGON, KRS, BDO, EORI …) und gib den Wert ein. Beim Typ Sonstige erscheint zusätzlich das Feld Bezeichnung.
5. Wiederhole Schritt 4 für jede weitere Nummer.
6. Klicke auf Speichern. Änderungen gespeichert bestätigt den Erfolg. Beachte trotzdem die Warnhinweise an den Feldern, denn eine ungültige Registrierungsnummer wird trotz Warnung gespeichert.

Bankkonto

1. Öffne im Bereich Unternehmensdaten das Register Bank und klicke auf Bearbeiten.
2. Klicke auf Konto hinzufügen.
3. Fülle Kontoname, IBAN, BIC / SWIFT und Währung aus. Soll das Konto für jede Währung gelten, lass Beliebige Währung ausgewählt.
4. Klicke beim Konto, das auf Rechnungen erscheinen soll, auf Als Standard festlegen. Die Bezeichnung wechselt zu Standard.
5. Klicke auf Speichern. Eine ungültige IBAN oder BIC verhindert das Speichern des gesamten Registers. Korrigiere den Wert deshalb sofort.

Logo

1. Öffne im Bereich Unternehmensdaten das Register Logo.
2. Klicke auf Datei auswählen oder ziehe die Grafik in das Feld.
3. Fertig – das Logo wird sofort gespeichert, ohne Bearbeiten und ohne Speichern. Die Meldung lautet „Logo wurde hochgeladen“.
4. Um das Logo zu ersetzen, klicke zuerst auf Entfernen und lade anschließend ein neues hoch.

Dateien über 2 MB oder in einem anderen Format als JPG, PNG oder SVG werden mit einer Meldung abgelehnt. Das prüft auch der Server; es gibt keine Umgehungsmöglichkeit.

Register

Zeitzone des Unternehmens

Im Register Grunddaten, Abschnitt Zeitzone des Unternehmens, kannst du eine von vier Zonen wählen: Europa/Warschau (Standard), Europa/Berlin, Europa/London oder UTC. Ändere sie wie andere Felder: Bearbeiten, Auswahl treffen, Speichern.

Nach dieser Zeitzone zeigt das System Datums- und Uhrzeitangaben an, die Kunden sehen oder die zum Unternehmen gehören:

• Ausdrucke, E-Mails und SMS an Kunden, zum Beispiel Bestelldatum und -uhrzeit,
• Ausstellungsdatum von Dokumenten und monatliche Nummerierung – ein Dokument von 00:30 erhält bereits das Datum des neuen Tages,
• im KI-Assistenten: „heute“ im Tages-Dashboard, wöchentliche KPI und tägliche Verkaufstrends,
• Ticketstatistiken.

Andere Berichte, Anwesenheitsdaten, Annahmeschlusszeiten und Versandplanung verwenden weiterhin die Zeitzone Europa/Warschau, unabhängig von dieser Einstellung.

Deine eigene Zeitzone unter Mein Konto → Einstellungen gilt separat. Nach ihr zeigt der KI-Assistent dir Uhrzeiten in Antworten an; außerdem haben Listenexporte in Dateien die Uhrzeiten deiner Zeitzone.

Registrierungsnummern

Zusätzlich zu NIP und USt-EU gibt es eine Liste verschiedener Nummerntypen: REGON, KRS, BDO, EORI, WEEE, VAT-OSS sowie ausländische Entsprechungen – das deutsche Handelsregister, die französischen SIRET und SIREN und Companies House im Vereinigten Königreich. Außerdem gibt es den Typ „Sonstige“.

Weiche und strenge Validierung

Ein Unterschied, den du dir merken solltest:

Registrierungsnummern werden absichtlich weich geprüft: Formate unterscheiden sich je nach Land, und eine zu strenge Regel würde gültige Angaben blockieren. Ignoriere Warnungen nicht; meist handelt es sich um einen Tippfehler.

Die IBAN wird streng geprüft, weil sie auf Rechnungen erscheint.

Zwei identische IBANs in einem Speichervorgang werden abgelehnt.

Logo

Maximal 2 MB, Formate JPG, PNG und SVG. Das Logo wird über einen eigenen Vorgang hochgeladen und unabhängig von den übrigen Formularfeldern gespeichert.

Compliance – DSGVO und GPSR

Das Register enthält Angaben zum Datenschutzbeauftragten und einen Link zur Datenschutzerklärung sowie separat die Angaben zur verantwortlichen Stelle nach GPSR. Über den Schalter „Das Unternehmen ist die verantwortliche Stelle“ kannst du die Angaben aus dem Unternehmensprofil übernehmen, statt sie doppelt einzutragen.

Checkliste zur Einrichtung

Das System führt eine Checkliste zum Konfigurationsstand mit sechs Stufen – von den Unternehmensdaten über Bank und Logo bis zu Dokumenten. Sie ist ein guter Wegweiser beim Einrichten eines neuen Unternehmens: So siehst du, was noch fehlt, bevor es bei der ersten Rechnung auffällt.