Versandprotokoll – was mit einer Nachricht passiert ist

Öffne im Seitenmenü Kommunikation → Nachrichtenverlauf. Alte Links zum Tab in den Einstellungen führen jetzt automatisch hierher.

Der Verlauf zeigt Nachrichten, die per E-Mail oder SMS versendet wurden – normalerweise an Kunden. App-Benachrichtigungen für Mitarbeiter (die Glocke oben rechts) findest du unter Kommunikation → Benachrichtigungen, nicht in dieser Liste.

Eigene Glockenbenachrichtigungen kann jeder angemeldete Benutzer sehen, auch ohne die Berechtigung Benachrichtigungen: über die Glocke → Alle Benachrichtigungen anzeigen. Für den Nachrichtenverlauf und Nachrichtenstatistiken ist diese Berechtigung erforderlich.

Schritt für Schritt

Prüfen, was mit einer bestimmten Nachricht geschehen ist

1. Öffne im Seitenmenü Kommunikation → Nachrichtenverlauf. Es erscheint die Liste Gesendet.
2. Grenze die Liste ein:
   • die Kacheln E-MAIL und SMS über der Tabelle – Kanal (erneuter Klick entfernt den Filter),
   • Status – Liste mit zehn Einträgen (siehe Tabelle unten),
   • Von und Bis – Datumsbereich,
   • das Suchfeld Empfänger/Betreff suchen….

   Aktive Filter werden über der Tabelle als Markierungen angezeigt; entferne sie über das Kreuz.

3. Suche die Zeile anhand der Spalten Nachricht (Nummer #… und E-Mail-Betreff oder Titel), Typ (zum Beispiel Bestellung), Empfänger, Status und Erstellt. Wenn neben dem Status ein ⓘ-Symbol erscheint, fahre mit der Maus über die Markierung. Der Tooltip erklärt, warum die Nachricht übersprungen wurde oder welcher Fehler auftrat. Die erste Spalte zeigt kleine Quadrate: Kanal, Status und bei mehr als einem Versuch die Anzahl (Tooltip Anzahl der Versuche). Separate Quadrate erscheinen für erfasste Öffnungen und Klicks.
4. Klicke auf die Zeile oder wähle im Zeilenmenü Versanddetails. Der Tab Versanddetails mit der Nachrichten-ID wird geöffnet. Oben stehen Typ und Betreff, darunter die vier Felder Kanal, An (Adresse oder Person), Erstellt und Status samt Erklärung. Gehört die Nachricht zu einer Bestellung, einem Dokument oder einem Problem, findest du die Schaltflächen Bestellung #… öffnen, Dokument #… öffnen und Problem #… öffnen.
5. Klappe im Abschnitt Versandversuche einen Eintrag auf. Du siehst eine Zeitleiste der Ereignisse, den vollständigen Fehlertext eines fehlgeschlagenen Versuchs und gegebenenfalls Anhänge.
6. Wenn der Status Übersprungen lautet, steht der Grund bereits unter dem Status im Kopfbereich. Beim Versandversuch gibt es zusätzlich einen gelben Kasten mit dem Grund (zum Beispiel In den Einstellungen deaktiviert) und einer Erklärung, was zu tun ist. Beim Grund Empfänger gesperrt lautet sie etwa: „Die Empfängeradresse steht auf der Sperrliste. Entferne sie zum Senden unter Einstellungen → E-Mail und SMS → Gesperrte Empfänger.“

Der Status Noch nicht gesendet bedeutet, dass die Nachricht erstellt wurde, aber kein Versand begonnen hat. Wenn du einen alten Link zu einer Glockenbenachrichtigung öffnest, siehst du statt eines Versandstatus, ob sie gelesen wurde, sowie einen blauen Kasten: Es handelt sich um eine App-Benachrichtigung, keine E-Mail.

Nachricht erneut senden

1. Öffne in der Liste Gesendet das Zeilenmenü. Erneut senden erscheint nur bei den Statuswerten Fehlgeschlagen, Vom Empfänger-Mailserver abgelehnt, Vorübergehender Fehler – erneuter Versuch folgt, Angehalten – Versandlimit und Übersprungen. Bei einer zugestellten Nachricht gibt es die Aktion nicht.
2. Klicke auf Erneut senden. Im Detailfenster findest du dieselbe Aktion bei jedem einzelnen Versuch.
3. Die Bestätigung lautet „Erneut senden ✓“, danach wird die Liste aktualisiert. Lehnt der Server die Anfrage ab, erscheint statt der Bestätigung eine rote Meldung mit dem Grund.
4. Für das erneute Senden ist keine 2FA-Bestätigung erforderlich – absichtlich, denn es ist ein Routinevorgang. Die Berechtigung Benachrichtigungen reicht.

Klicke nicht immer wieder. Jeder Klick erzeugt einen neuen Versuch, den das Geschwindigkeitslimit ohnehin ablehnen kann.

Eine Nachricht an den Kunden einer Bestellung, deren Daten durch die Aufbewahrungsfrist gelöscht wurden, kann weder hier noch manuell erneut gesendet werden. Der Server lehnt ab; der Bildschirm zeigt den Grund: „Die Käuferdaten dieser Bestellung wurden gelöscht – es werden keine Nachrichten an den Käufer gesendet.“ Es wird kein neuer Versuch angelegt und das Versandfenster bleibt geöffnet.

Kennzahlen des gesamten Versandaufkommens prüfen

1. Öffne im Seitenmenü Kommunikation → Nachrichtenstatistiken.
2. Wähle oben rechts den Zeitraum: 24h, 7 days oder 30 days – standardmäßig 7 days. Diese drei Einträge sind nicht übersetzt.
3. Lies die Kacheln Alle Versandversuche, Gesendet (gesendet und zugestellt), Übersprungen, Fehlgeschlagen (fehlgeschlagen, vom Empfänger-Mailserver abgelehnt, als Spam gemeldet) sowie die Aufteilungen Nach Kanal und Nach Ergebnis. Jeder Eintrag zeigt Anzahl, prozentualen Anteil und Balken.
4. Gezählt werden dieselben Nachrichten wie im Nachrichtenverlauf: Unternehmens-E-Mails und SMS sowie Noxti-E-Mails über das Unternehmen an dessen Mitarbeiter. App-Benachrichtigungen zählen nicht mit. Öffnungen und Klicks werden noch nicht erfasst und erscheinen deshalb nicht.

Statuswerte

Der Unterschied zwischen Gesendet und Zugestellt ist im Gespräch mit dem Kunden wichtig: Ersteres heißt „an den Server übergeben“, Letzteres „ist angekommen“.

Bei übersprungenen Nachrichten ist der Grund angegeben

Eine übersprungene Nachricht hat immer einen Grund: Benutzereinstellungen, Abonnement, Ausschlussliste oder Aufwärmphase der Absenderadresse.

Prüfe das als Erstes, wenn jemand sagt, dass eine Benachrichtigung nicht angekommen ist – oft hat die Person sie selbst ausgeschaltet (Benachrichtigungen – Glocke, E-Mails und „Bitte nicht stören“).

E-Mails von Noxti

In der Liste erscheinen auch E-Mails, die Noxti im Namen deines Unternehmens an dessen Mitarbeiter schickt: ein Passwort für neue Benutzer, ein neues Passwort nach dem Zurücksetzen, eine Nachricht über das Hinzufügen eines Benutzers sowie Warnungen über fehlgeschlagene Anmeldungen und Kontosperren. Beim Typ steht die Markierung Noxti. Sie werden über ein Noxti-Systempostfach versendet, nicht über deins. Daher gibt es für sie keine Aktion Erneut senden.

Wenn Noxti eine solche E-Mail nicht senden konnte, erscheint sie als Übersprungen mit dem Grund Kein Noxti-Postfach oder Keine Vorlage – wende dich dann an uns. E-Mails, die vor dieser Änderung gesendet wurden, erscheinen nicht in der Liste.

Behauptet ein neuer Benutzer, das Passwort nicht erhalten zu haben? Ein Konto wird nur angelegt, wenn der Mailserver die Nachricht angenommen hat. Prüfe Empfängeradresse und Status in der Liste und bitte den Benutzer, auch den Spamordner zu prüfen.

Jeder Versuch wird protokolliert

Bei einer Nachricht siehst du alle Versuche samt Ereignissen wie Warteschlangeneintrag, Versand, Fehler, Rückläufer, Beschwerde, Zustellung, Öffnung und Klick. Standardmäßig erfolgen drei Versuche.

Der Inhalt verschwindet nach etwa einem Monat

Der gerenderte Nachrichtentext wird etwa 30 Tage gespeichert und danach gelöscht. Der Protokolleintrag bleibt bestehen – du siehst, dass eine Nachricht gesendet wurde und mit welchem Ergebnis, aber nicht mehr ihren Inhalt.

Das dient dem Datenschutz und ist kein Fehler. Wenn du den Inhalt für einen Streitfall brauchst, sichere ihn vorher.

Erneuter Versand

Es gibt eine Aktion zum erneuten Versand mit Schutz vor versehentlichen Duplikaten sowie eine manuelle Versandmöglichkeit. Für beide gilt ein Geschwindigkeitslimit.

Statistiken

Ein separater Bildschirm unter Kommunikation → Nachrichtenstatistiken zeigt Nachrichtenanzahl, Aufteilung nach Kanälen und Status sowie Kennzahlen für Öffnungen, Klicks und Rückläufer – standardmäßig für die letzte Woche.

Behalte die Rückläuferquote im Blick. Ein Anstieg geht einer automatischen Deaktivierung des Kontos voraus (E-Mail-Warnungen – Rückläufer, automatische Deaktivierung, ablaufendes Zertifikat).

Berechtigungen

Für das Protokoll brauchst du die Berechtigung Benachrichtigungen. Zum erneuten Senden ist keine 2FA-Bestätigung nötig – absichtlich, denn es ist ein Routinevorgang.