E-Mail-Warnungen – Rückläufer, automatische Deaktivierung, ablaufendes Zertifikat

Das System überwacht den Zustand des E-Mail-Versands und verschickt drei Arten von Warnungen – alle an die Unternehmensadministratoren.

1. Anstieg der Rückläufer

Eine Warnung mit hoher Priorität erscheint, wenn während eines Prüfzyklus eine Reihe von Rückläufern auftritt. Sie ist ein Frühwarnsignal: Noch wurde nichts deaktiviert, aber die Entwicklung ist ungünstig.

Reaktion: Prüfe, woher die Adressen kommen. Meist liegt es an einer alten, nicht bereinigten Kontaktdatenbank.

2. Automatische Deaktivierung des Kontos

Der wichtigste Mechanismus in diesem Artikel:

Wenn ein Konto in der letzten Stunde mindestens 20 Nachrichten gesendet hat und die Rückläuferquote 10 % überschreitet, wird das Konto automatisch deaktiviert. Die Administratoren erhalten eine Warnung mit kritischer Priorität.

Das Konto wird nicht von selbst wieder aktiviert. Es bleibt deaktiviert, bis du es manuell einschaltest.

So stellst du den Versand wieder her:

1. Ermittle die Ursache – meistens ist die Adressliste veraltet oder die Empfängerdaten enthalten Fehler.
2. Bereinige die Quelle der fehlerhaften Adressen.
3. Prüfe die Ausschlussliste (Ausschlussliste – Adressen, an die nichts gesendet wird).
4. Aktiviere das Konto erneut. Beachte, dass bei der Aktivierung auch die Konfiguration für eingehende E-Mails erneut geprüft wird (E-Mail- und SMS-Konten – Versand konfigurieren).

Dieser Mechanismus schützt den Ruf der Absenderadresse. E-Mail-Anbieter vertrauen Absendern mit hohen Rückläuferquoten weniger und lassen dann auch korrekte Nachrichten nicht mehr durch.

3. Zertifikat läuft ab

Bei der täglichen Prüfung wird 14 Tage vor Ablauf des Mailserverzertifikats eine Warnung gesendet. Ein bereits abgelaufenes Zertifikat wird als kritisch gemeldet. Wiederholte Warnungen werden jeweils 24 Stunden lang unterdrückt.

Aufwärmphase der Absenderadresse

Zusätzlich gibt es eine Aufwärmbremse: Wenn die Rückläuferquote 2 % übersteigt, wird die schrittweise Erhöhung des Versandvolumens angehalten. Eine neue Absenderadresse wird nur nach und nach auf ihre volle Kapazität gebracht.

Nachrichten, die in dieser Phase zurückgehalten werden, erscheinen im Protokoll als übersprungen, mit dem Grund „Aufwärmphase“ (Versandprotokoll – was mit einer Nachricht passiert ist).

Wo du die Informationen findest

Warnungen erscheinen in der Glocke der Administratoren. Den Kontostatus siehst du im Tab mit den Konten, die Rückläuferquote in den Statistiken (Versandprotokoll – was mit einer Nachricht passiert ist).

Prüfe die Quote am besten, bevor eine Warnung eintrifft.