E-Mail- und SMS-Konten – Versand konfigurieren

Einstellungen → E-Mail und SMS. Die Tabs E-Mail-Konten (SMTP) und SMS-Konten. Ein neues Konto kannst du auch unter Integrationen → Verfügbare Integrationen hinzufügen, indem du einen Anbieter aus der Gruppe E-Mail oder SMS auswählst.

Konten sind keine eigenständigen Objekte, sondern Integrationsverbindungen. Deshalb brauchst du zum Anzeigen und Speichern die Berechtigung Integrationen, obwohl der Tab im Bereich „Benachrichtigungen“ liegt (Zugriff auf Einstellungen — Berechtigungsfallen).

E-Mail-Konto verbinden – Schritt für Schritt

1. Öffne Einstellungen → E-Mail und SMS → E-Mail-Konten (SMTP).
2. Klicke auf Konto hinzufügen. Der Assistent SMTP-Konto konfigurieren öffnet sich mit drei Schritten: Konfiguration, IMAP, Test + Aktivierung.
3. Wähle im Schritt Konfiguration einen E-Mail-Anbieter. Bei bekannten Anbietern werden Host und Port automatisch ausgefüllt.
4. Ergänze die SMTP-Daten: SMTP-Server, SMTP-Port, TLS verwenden, SMTP-Login, SMTP-Passwort sowie darunter Absenderadresse und Absendername.
5. Klicke auf Weiter. Aktiviere im Schritt IMAP-Verbindung die Option IMAP aktivieren und gib IMAP-Host, IMAP-Port, IMAP-Login und IMAP-Passwort ein. Bei Anbietern mit eigenen Webhooks (SES, SendGrid, Mailgun, EmailLabs) erscheint der Hinweis, dass IMAP nicht benötigt wird.
6. Klicke auf Weiter. Klicke im Schritt Test und Aktivierung auf SMTP testen und – falls du IMAP aktiviert hast – auch auf IMAP testen. Der Status Verbindung OK muss aufleuchten.
7. Klicke auf Konto aktivieren. Solange der Test nicht erfolgreich ist, erscheint der Hinweis Der Verbindungstest muss vor der Aktivierung erfolgreich sein.
8. Kehre zur Liste zurück und prüfe die Spalten Verbindungszustand und Status. Die Zustandsspalte zeigt Gesund, Eingeschränkt, Fehler oder Test erforderlich.
9. Sende eine Testnachricht über Test-E-Mail senden in der Kontenzeile. Die Bestätigung lautet Testnachricht gesendet. Prüfe dein Postfach und den Nachrichtenverlauf.

E-Mail konfigurieren

Der Assistent führt dich durch drei Schritte: Konfiguration (Anbieter und Daten des Versandservers), IMAP (Server für eingehende E-Mails) und Test + Aktivierung.

Nach dem Anlegen des Kontos kannst du seine Details öffnen. Im Grundbereich stehen Verbindungs- und Absenderdaten. Unter Erweitert findest du den Empfang von Antworten, Zustellberichte, Limits, die Auswahl des Standardkontos und Diagnoseinformationen. Welche Abschnitte verfügbar sind, hängt vom Anbieter ab. Bei gewöhnlichem SMTP, Gmail, Microsoft 365 und Mailtrap musst du auch die erforderliche IMAP-Konfiguration beachten.

Das Informationssymbol neben einer Einstellung erklärt ihre Funktion. Den Hinweis öffnest du mit der Maus, über die Tastatur oder durch Anklicken. Die Aktivierung änderst du über den Schalter in der Kopfzeile; das Ergebnis des Verbindungstests wird separat angezeigt.

Klicke nach einer Änderung auf Änderungen speichern. Wenn ein Teil des Speicherns fehlschlägt, nennt die Meldung die zu korrigierenden Felder; bereits eingegebene Werte bleiben im Formular. Ein leeres Passwortfeld löscht das gespeicherte Passwort nicht. Beim Speichern kann das System dich auffordern, deine Identität erneut zu bestätigen.

Bei jedem Konto gibt es die Aktionen Verbindung testen, Test-E-Mail senden, Konto bearbeiten und Konto löschen. Eine farbige Markierung in der Spalte Verbindungszustand zeigt den Zustand an.

Ohne IMAP kannst du das Konto nicht aktivieren

Das überrascht die meisten:

Ein Konto mit gewöhnlichem SMTP, Gmail, Microsoft 365 oder Mailtrap lässt sich ohne aktivierten und vollständig eingerichteten Zugriff auf eingehende E-Mails nicht aktivieren.

Der Grund ist praktisch: Ohne diesen Zugriff können Rückläufer nicht erkannt werden – also Nachrichten, die von Empfängerservern abgelehnt wurden. Das Konto würde blind weiter versenden, bis der Ruf des Absenders beschädigt wird (E-Mail-Warnungen – Rückläufer, automatische Deaktivierung, ablaufendes Zertifikat).

Anbieter mit eigener Rückläuferverarbeitung – SES, SendGrid und Mailgun – sind von dieser Anforderung ausgenommen.

Die Sperre wird auf Datenebene durchgesetzt. Sie lässt sich weder über die API noch über einen anderen Bildschirm umgehen.

SMS

Es gibt drei Gateways. Konfiguration und Tests funktionieren genauso wie bei E-Mail.

Bevor du meldest: „E-Mails werden nicht gesendet“

1. Ist das Konto aktiv?
2. Ist der Verbindungstest erfolgreich?
3. Steht der Empfänger auf der Ausschlussliste (Ausschlussliste – Adressen, an die nichts gesendet wird)?
4. Wurde das Konto nach einer Reihe von Rückläufern automatisch deaktiviert (E-Mail-Warnungen – Rückläufer, automatische Deaktivierung, ablaufendes Zertifikat)?
5. Was zeigt das Versandprotokoll (Versandprotokoll – was mit einer Nachricht passiert ist)?

Der vierte Punkt kommt häufiger vor, als man denkt – ein Konto kann sich selbst deaktivieren.