Dashboard – was du nicht auf den ersten Blick siehst

Dieser Artikel fasst Dinge zusammen, die das Dashboard still im Hintergrund tut. Er beginnt mit einem Ablauf, mit dem du einen Wert prüfen kannst, bevor du dich darauf verlässt.

Schritt für Schritt

Prüfen, ob eine Dashboard-Zahl das bedeutet, was du denkst

1. Klicke auf der Karte Filter auf Aktualisieren. Andernfalls siehst du ein bis zu fünf Minuten altes Ergebnis. Der Bildschirm zeigt nirgends an, wann es berechnet wurde.
2. Prüfe den Datumsbereich. Standardmäßig sind Letzte 7 Tage ausgewählt. Wenn du nur den heutigen Tag sehen wolltest, ist das nicht die passende Zahl.
3. Sieh auf die Beschriftung der vierten Kachel. Wenn dort Heute (außerhalb des ausgewählten Zeitraums) steht, bedeutet die Null nicht, dass nichts verkauft wurde, sondern dass die Kachel außerhalb des ausgewählten Zeitraums liegt.
4. Prüfe das Feld Währung. Stelle es auf die Währung um, in der du tatsächlich am meisten verkaufst. Wenn die Beträge springen oder sich überhaupt nicht ändern, fehlen vermutlich Wechselkurse.
5. Prüfe die Wechselkurse unter Einstellungen → System → Wechselkurse. Die Kachel Letzte Aktualisierung zeigt das Datum des neuesten Kurses. Ist es veraltet, klicke auf EZB-Kurse abrufen (… Tage) (Plattformweit gemeinsame Einstellungen).
6. Für eine finanzielle Entscheidung berechne das Ergebnis noch einmal in der Bestellliste mit demselben Datumsbereich und Filter (Bestellliste — das siehst du auf dem Bildschirm). Das Dashboard ist zum Anschauen da, die Liste zum Nachrechnen.

Eine Demoansicht aus der Vorlage erkennen

1. Überlege, wie du auf den Bildschirm gelangt bist. Drei Bildschirme unter den Adressen /dashboards/analytics, /dashboards/crm und /dashboards/ecommerce stehen nicht im Menü. Du kannst sie nur über eine eingegebene oder gespeicherte Adresse öffnen.
2. Sie haben keinerlei Berechtigungssperre: Jeder angemeldete Benutzer kann sie öffnen.
3. Du erkennst sie daran, dass sie weder eine Filterkarte noch eine Aktualisieren-Schaltfläche haben und sich die Zahlen nie ändern. Es sind fest in der Oberfläche eingetragene Vorlagendaten, keine Daten deines Unternehmens.

1. Fehlender Wechselkurs = 1:1, ohne Hinweis

Die schwerwiegendste Falle dieses Bildschirms:

Wenn kein Wechselkurs verfügbar ist, verwendet das System den Kurs 1,0 und rechnet weiter. Eine Bestellung in Złoty wird dann wie eine Bestellung in Euro berechnet. Der Bildschirm zeigt dazu keinen Hinweis.

Bei Verkäufen in mehreren Währungen kann der Umsatz deshalb ohne erkennbaren Grund über- oder unterbewertet sein.

So erkennst du das Problem: Stelle die Zielwährung auf die Währung um, in der du tatsächlich am meisten verkaufst. Wenn die Zahlen sprunghaft wechseln oder sich gar nicht ändern, fehlen wahrscheinlich Kurse.

Bei finanziellen Entscheidungen solltest du das Ergebnis in der Bestellliste prüfen, nicht im Dashboard.

2. Zahlen werden zwischengespeichert

Dashboard: 5 Minuten. Live-Übersicht: 15 Sekunden. Logistikberichte: 10 Minuten.

Ein Unterschied zwischen Dashboard und Bestellliste in einem kurzen Zeitraum ist normal. Über die Schaltfläche „Aktualisieren“ erzwingst du eine Neuberechnung.

3. Standardmäßig sind 7 Tage ausgewählt, nicht „heute“

Das wird absichtlich wiederholt, weil es die meisten Fragen auslöst (Dashboard – erster Bildschirm nach der Anmeldung).

4. Die Kachel „Heute“ kann als außerhalb des Zeitraums markiert sein

Wenn der Datumsbereich den heutigen Tag nicht umfasst, lautet die Kachel Heute (außerhalb des ausgewählten Zeitraums). Eine Null bedeutet dann nicht, dass nichts verkauft wurde, sondern nur, dass die Kachel außerhalb des Zeitraums liegt.

5. Menüzugriff und Datenzugriff sind nicht dasselbe

Der Menüpunkt Dashboard erfordert die Berechtigung für den Dashboard-Bericht. Der Mechanismus, der die Daten abruft, prüft jedoch nur die Berechtigung für das Bestellmodul.

Praktisch bedeutet das: Wer Bestellzugriff hat, kann aggregierte Verkaufsdaten des Unternehmens lesen, auch ohne Berechtigung für den Bericht. Einen Menüpunkt auszublenden schützt die Finanzdaten nicht (Berechtigungen für Berichte – zwei Ebenen und vier Abweichungen).

Behalte das im Blick, wenn du Rollen an Personen vergibst, die Bestellungen bearbeiten, aber die Unternehmenszahlen nicht sehen sollen.

6. Drei Dashboard-Vorlagen, die nicht zu deinem Unternehmen gehören

Unter den Adressen für Analytics, CRM und E-Commerce liegen Demobildschirme aus einer Oberflächevorlage, mit fest eingetragenen und erfundenen Zahlen. Sie sind nicht im Menü, lassen sich aber von jedem angemeldeten Benutzer öffnen.

Wenn du auf einem solchen Bildschirm landest: Das sind nicht die Daten deines Unternehmens. Du erkennst es daran, dass sich die Zahlen nie ändern.