Änderungsprotokoll – was erfasst wird und was nicht

Das Änderungsprotokoll beantwortet die Frage „Wer hat das geändert?“ – aber nur für einen Teil des Systems. Der Umfang ist absichtlich selektiv, nicht versehentlich unvollständig.

Schritt für Schritt: Prüfen, ob das Gesuchte überhaupt protokolliert wird

Mach das bevor du Stunden im Änderungsprotokoll suchst. Ein leeres Ergebnis bedeutet meist nicht „niemand hat etwas geändert“, sondern „dieser Bereich wird nicht auditiert“. Wie du das Protokoll liest, beschreibt Änderungsprotokoll lesen – Gesamtansicht und Feldhistorie.

Direkt am Datensatz prüfen

1. Öffne die Karte des Objekts, nach dem du suchst, und bewege den Mauszeiger auf das betreffende Feld.
2. Ein auditiertes Feld wird durch eine gepunktete Linie unterstrichen. Nach einem Moment erscheint der Tooltip „Letzte Änderungen“. Keine Unterstreichung bedeutet: Das Feld hat keine Änderungshistorie und wird auch nie eine haben.
3. Erscheint der Tooltip, aber die Historie ist leer, prüfe den Test unten und deine Berechtigung Audit Log (Aufbewahrung des Änderungsprotokolls und Zugriffsrechte).

Der entscheidende Test – etwas ändern und nachsehen

1. Öffne Konfiguration → Audit-Protokoll (Überschrift der Ansicht: Audit Log).
2. Lösche alle Filter und merke dir den Eintrag ganz oben in der Spalte Date.
3. Ändere das gewünschte Feld in einem Testdatensatz und speichere.
4. Kehre zum Protokoll zurück und klicke auf Refresh – diese Seite ist auf Englisch.
5. Ein neuer Eintrag ist erschienen – der Bereich wird auditiert; du kannst weiter suchen. Es ist keiner erschienen – das Feld wird nicht protokolliert; dazu gibt es keine Historie.

Achte bei diesem Test auf zwei Fallstricke:

• Ein Speichervorgang, der nichts verändert, erzeugt keinen Eintrag. Ändere den Wert tatsächlich.
• Die Spalte Source unterscheidet die Urheberschaft: api steht für eine Änderung durch einen Menschen in der Oberfläche; system für eine Automatisierung oder einen Hintergrundprozess. Wenn du einen Menschen suchst, aber system siehst, wurde die Änderung durch eine Regel ausgeführt.

In der Ansicht gibt es keinen Filter nach Benutzer oder Modell und auch keinen Export. Filtern kannst du nur nach Action, Source, Object ID sowie Date from und Date to.

Was auditiert wird

Eine Produktänderung an einer Bestellposition wird als EAN-Code und nicht als interne Nummer gespeichert. So bleibt der Eintrag auch nach Jahren verständlich. Eine Änderung der Adresse eines Unternehmens, einer Niederlassung oder eines Lagers wird ebenso als vollständige Adresse statt als Nummer protokolliert.

Kontaktdaten von Unternehmen, Niederlassungen und Lagern erscheinen auf Etiketten als Absender – zuerst das Lager, danach die Niederlassung und zuletzt das Unternehmen. Deshalb werden sie protokolliert: Eine geänderte Telefonnummer oder Straße des Absenders lässt sich einer Person und einem Zeitpunkt zuordnen. Beim Anlegen und Löschen eines Unternehmens wird kein Eintrag erstellt; das Protokoll beginnt erst mit der ersten Bearbeitung.

Was das Protokoll NICHT erfasst

Das ist genauso wichtig:

• Produkte, Lagerplätze und Lagerdokumente – aus dem Lagerbereich werden nur die oben aufgeführten Felder erfasst.
• Benutzer und Rollen – für sie gibt es eine eigene, separate Historie (Rollen gesammelt zuweisen — hinzufügen, ersetzen oder entziehen).
• Bankkonto, Logo, Website und Zeitzone des Unternehmens – diese Felder bleiben außerhalb des Protokolls (Unternehmensdaten – Profil, Kennungen, Bank, Compliance und Logo).
• Bestellstatus – er gehört nicht zu den erfassten Feldern.
• Felder außerhalb der obigen Liste, selbst wenn ihr Modell auditiert wird.

Wenn du herausfinden willst, wer einen Produktpreis im Katalog geändert hat, findest du das hier nicht.

Was ein Eintrag enthält

Wer, wann, in welchem Unternehmen, an welchem Objekt, welche Art der Änderung (Anlegen, Bearbeiten, Löschen), was genau geändert wurde, IP-Adresse und Quelle.

Bei einer Bearbeitung sind der alte und der neue Wert der tatsächlich geänderten Felder sichtbar. Ein Speichervorgang ohne Änderungen erzeugt keinen Eintrag. Beim Löschen wird der letzte Zustand gespeichert – die Daten bleiben also über das Löschen des Datensatzes hinaus erhalten.

Systemänderungen

Eine Änderung durch eine Automatisierung oder einen Hintergrundprozess wird dem Systemkonto zugeordnet und als Systemquelle gekennzeichnet. So kannst du unterscheiden: „Ein Mensch hat es getan“ oder „Eine Regel hat es getan“.

Das Protokoll selbst lässt sich nicht ändern

Einträge können weder bearbeitet noch gelöscht werden – weder über die Oberfläche noch über das Administrationspanel. Diese Einschränkung ist bewusst: Ein Protokoll, das nachträglich bearbeitet werden kann, ist kein Beleg.

Ein Ausfall des Audits blockiert niemals den Vorgang. Eine Bestellung lässt sich auch speichern, wenn der Protokolleintrag nicht erstellt werden kann.