Rolle erstellen und bearbeiten – Dialog mit zwei Registerkarten

Die Registerkarte Rollen und Berechtigungen zeigt die Rollen des Unternehmens sowie die Anzahl der Berechtigungen und der zugewiesenen Personen.

Schritt für Schritt

1. Öffne Einstellungen → Team und Zugriff → Rollen und Berechtigungen.
2. Klicke auf Rolle hinzufügen, um eine Rolle von Grund auf neu zu erstellen. Schneller geht es, wenn du eine ähnliche Rolle auswählst und auf das Kopiersymbol Rolle duplizieren klickst.
3. Gib im Fenster Neue Rolle erstellen den Rollennamen (erforderlich und im Unternehmen eindeutig) und eine Beschreibung ein.
4. Lass Unternehmensadministrator ausgeschaltet, wenn du eine normale Rolle erstellst. Wird der Schalter aktiviert, werden beide Berechtigungsregisterkarten ausgeblendet; mehr dazu weiter unten.
5. Wähle auf der Registerkarte Modulberechtigungen in den benötigten Modulen Lesen, Schreiben und Erstellen aus. Alle auswählen markiert alles. Der Zähler unter dem Raster zeigt {n} von {total} Berechtigungen ausgewählt (Modulberechtigungen – Lesen, Schreiben, Erstellen).
6. Wechsle zur Registerkarte Feldberechtigungen und klappe die Gruppen auf, in denen du etwas einschränken willst. Alle umschalten gilt für die ganze Gruppe (Feldberechtigungen — einzelne Felder und einzelne Aktionen).
7. Speichere mit Rolle erstellen (beim Bearbeiten: Rolle aktualisieren).
8. Wenn ein Dialog nach einem 2FA-Code fragt, gib den Code ein. Beim Speichern werden zwei Anfragen gesendet, der Dialog erscheint aber nur einmal – die Bestätigung gilt 15 Minuten (2FA-Bestätigung bei Berechtigungsänderungen).
9. Weise Personen die Rolle einzeln über Rollen verwalten oder gesammelt zu (Rollen gesammelt zuweisen — hinzufügen, ersetzen oder entziehen).

Aktionen in einer Rollen-Zeile

Die Zeile einer Rolle enthält drei Symbole, die jeweils einen Tooltip haben:

• Rolle bearbeiten – öffnet den Konfigurationsdialog.
• Rolle duplizieren – erstellt eine Kopie der gesamten Konfiguration und ergänzt den Namen um (Kopie).
• Rolle löschen – bei Rollen mit aktiviertem Unternehmensadministrator ist das Symbol ausgeblendet.

„Rolle duplizieren“ wird am häufigsten unterschätzt. Eine Rolle „Nachtschicht-Lagerist“ von Grund auf zu erstellen bedeutet, Dutzende Schalter anzuklicken. Eine „Lagerist“-Rolle zu kopieren, drei Werte zu ändern, dauert eine Minute und vermeidet versehentliche Lücken.

Die Spalte Benutzer zeigt, wie viele Personen die Rolle haben. Sie ist nicht anklickbar – Namen kannst du hier nicht sehen. Filtere stattdessen die Benutzerliste nach dieser Rolle (Benutzerliste — Kacheln, Spalten und Filter). Prüfe das immer, bevor du eine Rolle bearbeitest, die vielen Personen zugewiesen ist.

Konfigurationsdialog

Oben stehen Rollenname, Beschreibung und der Schalter Unternehmensadministrator. Darunter befinden sich zwei Registerkarten:

• Modulberechtigungen – ein Raster aller Module mit Lesen / Schreiben / Erstellen, inklusive Auswahl ganzer Zeilen und der Schaltfläche Alle auswählen (Modulberechtigungen – Lesen, Schreiben, Erstellen).
• Feldberechtigungen – Felder und Aktionen, gruppiert nach Modul, zum Aufklappen, mit Suche und der Schaltfläche Alle umschalten für die ganze Gruppe (Feldberechtigungen — einzelne Felder und einzelne Aktionen).

Der Administrator-Schalter blendet beide Registerkarten aus

Wenn du ihn aktivierst, verschwinden beide Registerkarten – das ist so vorgesehen. Der Unternehmensadministrator umgeht die gesamte Berechtigungsprüfung, daher hätten detaillierte Freigaben keine Wirkung. Feldberechtigungen werden dann nicht gespeichert.

Wenn du den Schalter bei einer bestehenden Administratorrolle ausschaltest, erhältst du eine Rolle mit keinen aktivierten detaillierten Berechtigungen zurück – nicht den Zustand von davor. Prüfe die Registerkarten, bevor du speicherst.

Nur ein Unternehmensadministrator kann diesen Schalter setzen (Unternehmensadministrator und Superadministrator – wer welche Prüfungen umgeht).

Beim Speichern laufen zwei Vorgänge ab

Beim Speichern einer Rolle werden zwei separate Anfragen gesendet: eine mit den Modulberechtigungen und eine mit den Feldberechtigungen. Für beide ist eine 2FA-Bestätigung erforderlich (2FA-Bestätigung bei Berechtigungsänderungen).

Wichtig ist dabei: Die zweite Anfrage löscht alle Feldberechtigungen und speichert sie neu. Ist in der Datenbank eine Freigabe für ein Feld vorhanden, das nicht im aktuellen Katalog steht, wird sie beim Speichern der Rolle ohne Warnung entfernt (Feldberechtigungen — einzelne Felder und einzelne Aktionen).